pl
fr
Śledź nas na:
pl
fr
Śledź nas na:

5 rzeczy, które musisz rozważyć zanim zorganizujesz event

Wydarzenia mogą być potężnym narzędziem do zwiększania rozpoznawalności Twojej marki i do łączenia się z odbiorcami. Większość ludzi zakłada, że powodzenie eventu zależy głównie od frekwencji gości - raczej zmiennego i zewnętrznego czynnika. Prawda jest taka, że możesz zapewnić sukces wydarzenia już na wczesnym etapie koncepcji, koncentrując się nie tylko na Twoich celach, ale przede wszystkim na oczekiwaniach i potrzebach ludzi. Powiemy Ci, jak w 5 prostych krokach.


W dzisiejszym cyfrowym świecie raczej priorytetowo traktujemy mailing, media społecznościowe i Internet, jako narzędzia służące pozostawaniu w kontakcie z naszą publicznością.
Mimo że stosujemy wysoce interaktywne strategie komunikacji online, nic nie zastąpi kontaktów międzyludzkich.


W Public Relations organizacja wydarzenia może służyć różnym celom:
 

-> Zbliżenie się do klientów / partnerów / interesariuszy / pracowników;

-> Promowanie przyjaznego i godnego zaufania wizerunku Twojej firmy lub instytucji;

-> Zwiększenie świadomości społecznej na temat Twoich produktów lub usług;

-> Ocena tego, jak ludzie postrzegają Twoją ofertę;

-> Pozyskanie nowych kontaktów;

-> Wzmocnienie Twojej roli i wpływu na poziomie lokalnej społeczności.


Pomimo faktu, że organizacja imprezy wymaga dużo czasu i energii, to od Ciebie zależy, czy przekształcisz ją w owocną inwestycję dla Twojej marki i przyszłych działań.

Oto nasze 5 wskazówek, dzięki którym Twoje wydarzenie będzie pożyteczne dla Twojej firmy:


1. Wyraźnie określ swoje cele

"Planowanie bez działania jest daremne, działanie bez planowania jest śmiertelne."

Cornelius Fichtner

Najważniejsze jest zastanowienie się nad głównymi celami wydarzenia. Jeżeli nie zdefiniuje się konkretnych celów Twojego eventu to jego powodzenia nie będzie można ocenić na podstawie odpowiednich wskaźników KPI (Key Performance Indicators). Nawet jeśli wydarzenie zgromadziło satysfakcjonującą liczbę osób, nie oznacza to, że jego przesłanie zostało wysłuchane. Upewnij się, czego oczekujesz od tego wydarzenia i dlaczego organizujesz je w pierwszej kolejności. Pamiętaj, że udane wydarzenie jest wtedy, kiedy pasuje do Twojej ogólnej strategii biznesowej.


2. Poznaj swoją grupę docelową

"Dla mnie dobry event jest zarządzany przez publiczność."

Jodi Picoult

Teraz, gdy wiesz, DLACZEGO chcesz zorganizować wydarzenie, trzeba dokładnie zdefiniować grupę docelową. Do kogo chcesz dotrzeć ze swoim wydarzeniem? Jeśli Twoja publika jest dość zróżnicowana pod względem wieku, płci, statusu społecznego i zawodowego, to utwórz Buyer Persona (Osobowość Nabywczą) dla każdej grupy osób o tych samych cechach. Utworzenie „typowych profili” odbiorców pomoże Ci zrozumieć ich zachowania i potrzeby. W ten sposób łatwiej będzie znaleźć idealny rodzaj wydarzenia dla Twoich uczestników jak i kreatywne pomysły, aby ich zaangażować przed, w trakcie i po wydarzeniu.


3. Planuj komunikację z wyprzedzeniem


Sukces wydarzenia zależy w dużej mierze od planu komunikacji lub kampanii marketingowej. Główną trudnością jest utrzymanie potencjalnych uczestników w napięciu do Dnia Wydarzenia (D-Day). Twoja strategia komunikacji powinna uwzględniać specyfikę grupy docelowej, szczególnie jeśli chodzi o wykorzystanie kanałów komunikacji (mailing, zaproszenia papierowe, media społecznościowe, platformy wydarzeń itp.). Pamiętaj też, że Twoja promocja wydarzenia nie kończy się w D-Day! Komunikacja z Twoimi odbiorcami (uczestnikami i publicznością) w trakcie i po wydarzeniu znacznie zwiększy jego zasięg.


4. Upewnij się, że Twój budżet jest realny

Nie jest łatwo pozyskać wiedzę o tym ile wydarzenie będzie kosztować. Jeśli nie jesteś zaznajomiony z planowaniem imprez i średnimi kosztami na rynkach gastronomii, wynajmu miejsca, wyposażania sal i usług technicznych, gorąco polecamy zatrudnić profesjonalnego organizatora eventów, który dobrze zna lokalny rynek. W niektórych przypadkach lepiej zdecydować się na inny typ wydarzenia niż zorganizować takie, które może wyglądać tanio lub być niedopracowane i pozostawić zły wizerunek firmy. Ponadto zawsze planuj 20% więcej niż początkowy budżet na wypadek ewentualnych problemów lub potrzeb, które mogą się pojawić w ostatniej chwili.


5. Bądź kreatywny! Wydarzenie polega na dzieleniu się i dobrej atmosferze!

"Kreatywność to inteligencja, która dobrze się bawi."

Albert Einstein

Każdego dnia dzieje się mnóstwo wydarzeń i jeśli chcesz, żeby ludzie dołączyli do Ciebie to musisz być kreatywny i najlepiej abyś zaproponował coś, co wyróżnia się na tle tego, co już istnieje. Kolejnym kluczem do udanego wydarzenia jest Twoja zdolność do stworzenia komfortowej i przyjaznej atmosfery dla odbiorców. Jeśli uczestnicy czują się dobrze, będą bardziej skłonni do wymiany i interakcji z Tobą. Pamiętaj, że organizując wydarzenie,  to Ty jesteś GOSPODARZEM, a sposób, w jaki witasz ludzi, będzie miał ogromny wpływ na to, jak postrzegają Twoją firmę i działania.

 

  • Czy jesteś teraz gotowy, aby zorganizować wydarzenie?
  • Czy masz problemy z wdrażaniem tych 5 wymienionych powyżej punktów?


Bez obaw! W ID DROP pomagamy naszym klientom od A do Z!

Sprawdź nasze profesjonalne usługi w zakresie planowania wydarzeń i polegaj na prawdziwym partnerze na następnym wydarzeniu: TUTAJ
Nie przegap też naszego pakietu wydarzeń all-in-one w specjalnej cenie: TUTAJ

Szukasz inspiracji?

Chcesz otrzymać przydatne porady?

Zapisz się do newslettera